Kelompok :
Ferdinal Yuhdi/24114163
Ginda Sultansean/24114572
Aditya Rahmadi/20114319
Jefky Panggabean/25114619
3KB02
Manajemen Ruang Lingkup [BAB 5]
Project Scope Management
adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan requirement.
Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan
Proses Projeck Scope Management
- Plan Scope Management (Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek
- Mengumpulkan Requirement, adalah kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder. Pada tahap ini, input yang diperlukan diantaranya : Scope management plan, requirement management plan, stakeholder management plan, Project Charter, dan Stakeholder Register. Input ini kemudian diproses dengan beberapa cara seperti interview, analisis dokumen, dan membuat prototype. Output yang diperoleh pada tahap ini adalah requirement documentation dan requirement traceability matrix.
- Mendefinisikan Scope (ruang lingkup). Pada tahap ini, dilakukan pemilihan requirement berdasarkan requirement yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk, atau layanan
- Membuat WBS (Work Breakdown Structure). Pada tahap ini, dilakukan pemecahan pekerjaan agar lebih mudah dilakukan.
- Memvalidasi Scope. Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.
- Mengontol Scope, adalah proses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan pada scope
Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek
Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.
· Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
· Identifikasi proyek potensial.
· Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
· Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.
Mengapa perusahaan investasi pada IT?
· Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi
· Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
· Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.
Cara Identifikasi Proyek Potensial
berikut adalah cara - cara mengidentifikasi proyek potensial
a. Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT
b. Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.
c. Analisis Area Bisnis
d. Mendefinisikan proyek yang potensial
e. Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan
Weighted Scoring Model
Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.
1. Identifikasi kriteria yang penting
2. Tentukan bobot pada setiap kriteria
3. Tentukan score pada tiap kriteria
4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total
5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.
Balanced Scorecard
Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.
Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.
Prinsip dasar pembentukan WBS
Sebuah karya breakdown structure (WBS) adalah proses untuk menentukan akhir dan produk antara suatu proyek dan hubungan mereka. Umumnya, WBS menggunakan diagram pohon / struktur diagram untuk menunjukkan keseluruhan resolusi persyaratan menjadi semakin tingginya tingkat detail. WBS memungkinkan sebuah tim untuk mencapai persyaratan umum oleh partisi tugas besar ke dalam komponen yang lebih kecil dan berfokus pada pekerjaan yang dapat lebih mudah dilakukan.
WBS menangkap semua elemen dari sebuah proyek di teratur. Meruntuhkan besar, proyek-proyek yang kompleks menjadi bagian proyek yang lebih kecil memberikan kerangka kerja yang lebih baik untuk mengatur dan mengelola proyek. WBS dapat memfasilitasi alokasi sumber daya, tugas tugas, tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. WBS adalah yang digunakan pada awal proyek untuk menetapkan cakupan, perkiraan biaya dan mengatur jadwal GanttDalam menggunakan WBS, penting bahwa proyek tidak dipecah menjadi terlalu banyak detail seperti yang dapat mengarah pada mikro manajemen. Sebaliknya, terlalu sedikit detail dapat mengakibatkan tugas-tugas yang terlalu besar untuk mengelola secara efektif. WBS dapat disajikan dalam sebuah daftar tabel, daftar tugas yang menjorok sebagai bagian dari bagan Gantt atau dalam pohon hirarki. Lebih sering WBS terdaftar dalam hirarki pohon yang menangkap kiriman dan tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai penyelesaian proyek.
Project Charter
adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan.
contoh : membuat web sistem informasi sekolah
Kategori Proyek TI
1. Software Development ProjectProyek ini adalah proyek berkelompok yang bekerja membuat sebuah software mulai dari menspesifikasi, mendesign, mengembangkan, mengetesnya kemudian mengaplikasikannnya. Pada proyek ini, pengembang proyek membuat software dari blue print proyek hingga jadi
tantangan dari proyek ini ialah antara supplier dengan customer memiliki perbedaan ide dalam pengembangan software, selain itu proyek ini hanya bisa di pahami secara benar oleh manajer proyek dan teamnya saja sedangkan seorang customer masih sulit memahami software sehingga di butuhkan pendekatan fleksibilitas dalam meninjau kembali spesifikasi dan negoisasi dengan customer.
2.Package Implementation ProjectProyek ini biasanya diadakan ketika perusahaan ingin menambahkan software baru yang sesuai dengan dengan proses bisnisnya. Proyek ini sebenarnya mudah dilakukan sendiri oleh perusahaan yang akan menggunakan software tersebut, tetapi tidak semua perusahaan mempunyai sumber daya manusia yang mumpuni dalam jenis proyek ini atau sudah menjadi kesepakatan antara developer software untuk sekaligus menginstalkan software tersebut ke komputer perusahaan
Tantangan yang dihadapi dari proyek ini ialah kita harus mengintegrasikan data sebelumnya atau dengan software untuk dipindahkan ke software yang dibuat. Seorang manajer proyek serta timnya haru memberikan pelatihan agar software dapat di gunakan secara maksimal.
3.System Enhancement projectProyek ini muncul ketika pengguna, pemilik serta sistem yang telah ada ingin kita tingkatkan kinerjanya dengan menyediakan fitur-fitur/ fungsi baru
Tantangan yang didapat ketika menjalankan proyek ini ialah sistem yang ingin ditingkatkan dapat menganggu sistem yang telah ada sehingga menghambat jalanya proyek. Tantangan yang lain yang diperoleh ialah kita mengadakan testing ke belakang apakah peningkatan produk lama menganggu produksi yang lain.
4.Consultacy and Business Analysis AssignmentJenis proyek ini ada karena tidak semua ahli IT ingin menjadi penginstal software atau menjadi pengembang, maka di buatlah proyek ini yang berfokus pada isu bisnis apa saja yang sedang ngetrend pada era itu atau para pelaku proyek ini juga bisa memberikam informasi pada bidang IT
tantangan dari proyek ini adalah banyak pengguna teknologi informasi dalam menggunakannya tidak terlalu benar, maka sebuah konsultasi adalah suatu hal yang biasa sedangkan tantagan yang lain ialah seorang yang bergerak yang bekerja di proyek ini harus memenuhi deadline dari yang di minta customer dalam menganalisis bisnisnya.
5.System Migration ProjectProyek ini bergerak di bidang operating system, biasanya proyek ini akan memilih menggunakan operating system apa yang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.
tantangan dari proyek ini adalah sedikit dari penikmat proyek ini yang akan menggunakan operating system yang baru, hal ini dapat diatasi dengan memberikan pelatihan dan pengenalan sekilas dari pihak tim proyek atau diadakan proyek lain yaitu proyek Consultacy and Business Analysis Assignment.
6.Infrastructure Implementation
Pada proyek ini di fokuskan dalam pengenalan, penggantian dari hardware, server, PC’s contohnya ialah pengadaan komputer dan alat-alat pendukung pada sebuah kantor baru
tantangan dari proyek ini adalah rawan terjadi kecurangan dalam pengadaan infrastruktur baru dan pihak suplier menjadi pihak paling berat karena pada pihak ini dia yang paling banyak berpatisipasi seperti berapa waktu yang di butuhkan dalam pengadaan, pengiriman dan sebagainya
7.Outsourcing (and in-sourcing) projects
Proyek ini terkait dengan keputusan perusahaan dalam mengembangkan proyek IT di perusahaannya, sebelunya kita perlu mengetahui konsep dari outsourcing dan insourcing . Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya sedangkan Insourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Kedua metode ini baik untuk di jalankan tergantung dari fokus mereka dalam menyelesaikan Proyek ITnya. Keduanya juga memiliki kelemahan dan keuntungan masing-masing sehingga di butuhkan manajer proyek yang berpengalaman apakah menggunakan jasa pihak ketiga atau memaksimalkan sumber daya perusahaannya
tantangan dari proyek ini juga terbagi dua, apabila kita menggunakan outsourcing, aplikasi yang di buat pihak ketiga tidak dapat di miliki sepenuhnya oleh perusahaan kita sehingga aplikasi tersebut dapat dipakai juga oleh kompetitor kita. Tantangan yang lain ketika menggunakan outsourcing ialah ketika salah memilih vendor maka vendor tersebut tidak dapat membuat apa yang sebenarnya di butuhkan oleh perusahaan sehingga perusahaan tersebut akan merugi sedangkan tantangan yang didapat ketika menggunakan insourcing ialah kurangnya atau tidak ada sumber daya manusia yang ahli di bidang sistem informasi sehingga apa ada kegagalan di tanggung oleh perusahaan itu sendiri.
8. Disaster recovery projects
Proyek ini semacam antisipasi, prosedur dan kebijakan keberlangsungan infrastruktur teknologi terhadap data-data perusahaan dari berbagai macam gangguan yang menyebabkan data-data penting tersebut rusak, hilang sehingga dapat menganggu proses bisnis perusahaan
tantangan dari proyek ini menyediakan perangkat dan infrastruktur yang benar-benar aman sebagai back-up dari semua data tersebut.
9. Smaller IS projectProyek ini biasa di akukan oleh developer sendiri untuk meningkatkan sistem yang ada tetapi dengan lingkup yang terlalu luas dan biasanya waktu pengerjaannya tidak terlalu lama
tantangan dari proyek ini ialah sulit membedakan antara pekerjaan kecil developer sendiri untuk meningktkan kinerja suatu sistem, hal ini terjadi karena besar atau kecil perbaikan yang di lakukan tetap membutuhkan usaha yang sama ketika developer di minta meningkatkan sistem tersebut.
Sumber :
http://blogs.itb.ac.id/gilangrama/2013/09/11/manajemen-proyek-5-project-scope-management/
http://dhonykurniadi0204.blogspot.co.id/2012/01/project-scope-management-manajemen.html
http://teknologidaninformasiumb.blogspot.co.id/2014/01/contoh-project-charter.html
https://wahyupriambodo.wordpress.com/2012/02/21/tugas-2-jenis-jenis-proyek-teknologi-informasi-dan-tantangannya/